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El costo de conducir su automóvil como parte de hacer un trabajo es un gasto comercial deducible de acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos. Si su empleador no lo compensa por usar su automóvil en el trabajo, puede cancelar los gastos de sus impuestos. De cualquier manera, el IRS solo permite un reclamo de millaje comercial cuando lo documenta con un registro de conducción relacionada con el trabajo.

Empresaria conduciendo un coche

Una mujer está conduciendo su coche.

Reembolso de millas: cómo funciona

Los empleadores que reembolsan el millaje generalmente usan la tarifa estándar del IRS o una cifra cercana a ella. El IRS establece la tarifa estándar anualmente en función de lo que cuesta operar un vehículo promedio, que incluye gasolina, mantenimiento, seguros, licencias y depreciación. La tasa estándar en 2015 fue de 57.5 centavos por milla. Dado que esta tarifa es un factor en los gastos habituales de conducción, no tiene que realizar un seguimiento de los costos detallados. Todo lo que necesita es un registro de millas que cumpla con los requisitos del IRS si su empleador paga la tarifa estándar o una cantidad menor.

Impuestos y kilometraje de negocios

Solo puede reclamar la conducción relacionada con el trabajo en un registro de millas. Un viaje que comienza desde su lugar de trabajo califica. Sin embargo, no puede hacer recados personales mientras está en un viaje de negocios, y su viaje regular desde su casa al trabajo y viceversa no se considera un viaje de negocios. Si tiene una oficina en casa, entonces son elegibles las millas que viaja entre ella y su lugar de trabajo habitual. Los empleadores no incluyen los montos de reembolso pagados en o por debajo de la tarifa estándar en su compensación sujeta a impuestos en los formularios W-2, por lo que es dinero libre de impuestos. Sin embargo, un empleador puede pagar más que la tasa estándar. Cuando un empleador decide pagar más, la cantidad adicional es una compensación sujeta a impuestos y debe agregarse a su salario y otra compensación.

Mantener un registro

El IRS no prescribe un formato para los registros de kilometraje: lo importante es la información. Puede comprar un libro de registro en una tienda de suministros de oficina o usar un formulario provisto por su empleador. Para un registro anual de millas, registre la lectura del odómetro el 1 de enero, o el primer día que use un vehículo para manejo comercial, y luego registre la lectura el 31 de diciembre. Para cada viaje de negocios, escriba la fecha y lo que dice el odómetro en El inicio y final del viaje. Graba para qué fue el viaje y para dónde vas. Nolo.com dice que las entradas de registro deben anotarse al realizar cada viaje, no en una fecha posterior.

Conducción de negocios como deducción fiscal

Si no recibe un reembolso por la conducción relacionada con el trabajo, o si recibe un pago inferior a la tarifa estándar, puede descontar los montos no reembolsados ​​de sus impuestos siempre y cuando mantenga un registro de kilometraje exacto. También tiene derecho a utilizar los gastos reales del vehículo. Si elige hacer esto, debe guardar recibos de gas, reparar facturas y registros de seguros, intereses sobre préstamos para automóviles y todos los demás gastos. Aún necesita un registro de millas y puede deducir solo la parte del costo de operación atribuible al uso comercial. Por ejemplo, si el 40 por ciento de su millaje anual está relacionado con el trabajo, entonces puede deducir el 40 por ciento de los gastos operativos en su declaración de impuestos.


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