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Cuando un empleado viaja por negocios, probablemente tiene algunos gastos deducibles. Para mantener la contabilidad simple, el Servicio de Impuestos Internos permite a los empleadores pagar y deducir las tarifas diarias; el jefe solo necesita realizar un seguimiento de las tarifas diarias estándar para alimentos, alojamiento y otros gastos, en lugar de pedir a los empleados que ingresen recibos de los costos reales. Si el empleador no le reembolsa al empleado, puede deducir los gastos reales o las tarifas diarias estándar.

Lugar de trabajo, hombre trabajando en la computadora portátil

Un profesional independiente está trabajando desde su casa.

Reembolsos e ingresos

En opinión del IRS, un empleado que recibe un subsidio diario para viajes de negocios recibe un reembolso del empleador. Cualquier asignación de viáticos por encima de los gastos informados por el empleado es ingreso y se informa en el formulario W-2 del empleado. Si el salario del empleado incluye gastos de viaje de negocios, no hay reembolsos, no hay deducciones por parte del empleado y no se reportan ingresos adicionales al IRS.

Altas tasas bajas

Las dietas diarias son establecidas por el IRS. Un empleado cubierto por estas asignaciones no necesita realizar un seguimiento de los gastos individuales, aunque debe documentar la hora, el lugar y el propósito del viaje. Los empleadores también pueden usar tarifas "bajas" que representan gastos más altos en ciertas áreas, como Alaska o Hawai. Si las tasas altas-bajas se utilizan para el viaje de un empleado, deben ser utilizadas de nuevo para todos los demás viajes de ese empleado durante el año fiscal. Algunas tasas altas y bajas son estacionales, lo que significa que solo se aplican en "temporada alta" durante el año en ciertos lugares: Sedona, Arizona, en marzo y abril, por ejemplo, o Miami durante la temporada turística de enero a marzo.

Deducciones del empleado

Para los empleados, el IRS establece tarifas estándar para ciertos gastos de viaje de negocios. Para las comidas, una asignación diaria estándar varía según el destino del viaje. Una tarifa estándar por millaje también cubre el uso comercial de un vehículo, lo que permite a los trabajadores evitar el seguimiento de la gasolina, los seguros, el estacionamiento, los peajes y todos los demás incidentes asociados con el uso de un automóvil o camión. Los empleados detallan y reclaman estos gastos, tanto estándar como reales, en el Formulario 2106. El total aparece en el Anexo A, que enumera todas las deducciones detalladas para devoluciones individuales. Solo el monto que excede el 2 por ciento del ingreso bruto ajustado es deducible.

Tasas del año fiscal

Para el año fiscal 2015, a partir del 1 de octubre de 2014, las tarifas de viáticos del empleador alcanzaron los $ 172 para alojamiento y comidas; las dietas para áreas de alto costo alcanzaron $ 259. Estos reembolsos no están sujetos a la retención de impuestos sobre la renta ni a los impuestos de nómina, ni se informan en el formulario W-2. Las tarifas de alojamiento por día no están disponibles para las personas que trabajan por cuenta propia, pero pueden usar un subsidio estándar para las comidas y otro para gastos imprevistos los días en que no usan el subsidio para comidas. Informan estos y cualquier gasto real como deducciones en el Anexo C. Las mismas reglas se aplican a cualquier persona con una propiedad significativa de la compañía, que el IRS define como el 10 por ciento o más.


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