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Quizás su organización desee desarrollar un programa de formación de equipos o un programa anual de caridad. Cualquiera que sea el evento, tales actividades cuestan dinero. Una consideración primordial en cuanto a si un programa puede o no pasar de una propuesta aproximada a la realidad es el costo. Para evaluar los costos, las empresas elaboran un presupuesto por programas.

Identificación

El formato de un presupuesto varía según la compañía, pero los presupuestos estándar incluyen un informe escrito que detalla y justifica los costos. Un presupuesto también incluye una hoja de cálculo que destaca los aspectos cuantitativos del presupuesto, principalmente los costos. Tales gastos incluyen costos fijos y variables. Robert Carbaugh explica en el libro "Economía Contemporánea" cómo los costos fijos corresponden a los costos iniciales incurridos independientemente de la cantidad o el volumen producido. Los ejemplos incluyen salarios administrativos, tarifas de alquiler o de lugar y maquinaria. Los costos variables, por otro lado, se ajustan según la producción o el uso; Los materiales e insumos son tipos de costos variables. Al calcular el valor total de estos gastos se obtiene el costo general del programa.

Caracteristicas

Las características de un presupuesto del programa incluyen un resumen escrito de cómo se asignan los costos, las posibles razones de las fluctuaciones en los costos esperados y cómo cubrir los gastos. El resumen del informe justifica cada una de las compras enumeradas y, a veces, ofrece soluciones para reducir los costos del proyecto. En algunos casos, una característica del presupuesto del programa es enumerar las formas de cubrir los gastos, incluida la recaudación de fondos o el desvío de recursos de una parte de la organización al proyecto.

John Mutz, autor de "Fundraising for Dummies", explica cómo los presupuestos de los programas deben reflejar cómo la empresa ha planificado los costos. La parte del costo esperado del presupuesto detallado en la hoja de cálculo describe los elementos necesarios para la implementación del programa. La hoja de cálculo también indica el costo total, que generalmente es una referencia cruzada en todo el informe.

Significado

Un presupuesto del programa ayuda a las empresas a comprender y actualizar los costos. En algunos casos, el cálculo de costos puede iluminar que la compañía no puede costear el programa dado; Si esto ocurre, la empresa ahorra recursos valiosos al no desarrollar un programa que no puede costear. O bien, el presupuesto ilustra las formas en que la empresa puede modificar sus planes originales para lograr algo más rentable. Algunas empresas utilizan un presupuesto del programa como una propuesta: en estos casos, la empresa que acepta ofertas de varias compañías puede revisar la opción más efectiva y asequible ofrecida por los proveedores. Un presupuesto también genera un sentido de responsabilidad para los encargados de realizar compras para el proyecto. La gerencia puede usar la información que se describe en el presupuesto para crear pautas y expectativas con respecto al costo.

Advertencia

Antes de enumerar los costos, los analistas del presupuesto deben recopilar información de múltiples fuentes con respecto a los precios. La compañía debe determinar qué artículo comprar para el programa solo después de consultar muchos precios. En este momento, la empresa debe comprometerse a comprar el producto o utilizar el servicio. El uso de meras estimaciones hace que los presupuestos no sean confiables y no estén respaldados.


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